Archivage dans les unités de l'UNIL
Les documents produits ou reçus par les unités de l'UNIL sont des archives publiques. Leur gestion est une obligation légale.
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Devoirs et responsabilités en termes d'archivage
Les documents produits ou reçus par les unités de l'UNIL et leurs collaborateur·ices (personnel administratif, corps enseignant et intermédiaire) sont des archives publiques. Leur gestion est une obligation légale.
Les unités sont responsables de la conservation de leurs archives durant les 10 premières années de vie des dossiers (vie administrative et légale des dossiers). Passé ce délai, les unités ont l'obligation de verser leurs dossiers à UNIRIS qui se charge de leur archivage historique ou de leur élimination. Quelques exceptions mises à part, les archives ne peuvent être détruites par les unités (loi sur l'archivage, art. 6).
La Direction a validé en 2015 la Directive sur les ressources informationnelles et archives de l'UNIL.
Retrouvez tous les textes de références en lien avec l'archivage à l'UNIL.
Guides pratiques
Pour plus d'informations sur le traitement des archives de l'UNIL, quelques ressources sont à la disposition des unités:
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Archi(ves)…facile - version 2020 (583Ko, .pdf)
Un mini-guide Archi(ves)... faciles est disponible pour soutenir les unités de l'UNIL dans l'archivage de leurs dossiers.
Archives privées liées à l'UNIL
Toute personne ou association en lien avec l'institution a la possibilité de proposer la donation de ses archives à l'UNIL. UNIRIS en assurera la conservation historique, la visibilisation et l'exploitation. Les modalités de la donation sont définies par les deux partenaires dans une convention.
UNIRIS se réserve le droit de refuser les archives privées qui n'entrent pas dans le cadre de ses missions.
Qui contacter ?
Pour préparer le versement d'archives de votre unité, ou pour proposer une donation d'archives privées, merci de bien vouloir nous écrire à l'adresse suivante : archives@unil.ch