Gestion des invitations

Usuellement, les personnes membres de la communauté universitaire de l'UNIL se distinguent en deux catégories :

• Les étudiants et doctorants, dont l'inscription administrative est du ressort du Service des Immatriculations et Inscriptions
• Les collaborateurs, dont l'inscription administrative est du ressort du Service des Ressources Humaines

Des personnes non membres d'une de ces deux catégories peuvent être amenées à exercer une activité régulière sur le site de l'UNIL. Il est possible d'effectuer une inscription administrative de ces personnes pour qu'elles puissent bénéficier de certains services, par exemple un compte informatique, une adresse e-mail UNIL, une campus card, etc.

La procédure d'invitation permet l'inscription administrative de ces personnes. Au terme de cette procédure, celles-ci obtiennent le statut d'invité. L'invitation d'une personne doit être recommandée par un membre du corps professoral ou du PAT, appelé invitant.

La procédure d'invitation s'effectue via l'application intranet "Cartes à Puces II > Gestion des cartes d'invité II".

Remarque : bien que le nom de l'application peut porter à confusion, la procédure d'invitation ne se réduit pas à l'obtention d'une campus card pour la personne. La procédure d'invitation inscrit administrativement l'invité de manière générale. La campus card est l'un des services qui est par la suite obtenu par l'invité.

Remarque : Si vous ne savez pas à qui vous adresser pour ce faire, vous pouvez contacter campuscard@unil.ch qui s'occupera de vous rediriger vers la personne compétente.

Pour obtenir le statut d'invité, une personne doit posséder une activité d'au moins trois mois à l'UNIL, sauf cas de prolongation.

Les personnes pouvant bénéficier du statut d'invité sont les suivantes :

• les stagiaires
• le personnel engagé pour une agence intérimaire
• les collaborateurs scientifiques externes
• les chercheurs invités
• les employés d'entreprises ou d'institutions autres que les institutions partenaires qui exercent régulièrement leur activité professionnelle sur le site de l'UNIL.

En particulier les personnes suivantes ne peuvent pas bénéficier du statut d'invité :

• les étudiants du Centre de Langues non immatriculés à l'UNIL
• les personnes en formation continue non immatriculées à l'UNIL
• les auditeurs

Les personnes pouvant obtenir le statut d'invitant sont :

• les membre du corps professoral
• les membres du PAT

Remarque : certaines facultés centralisent les demandes d'invitation selon une organisation interne. Avant d'effectuer la demande pour l'obtention du statut d'invitant, nous vous prions de prendre contact avec le secrétariat de votre unité ou de votre décanat pour connaître leurs modalités propres.

Délégation de la charge

L'invitant a la possibilité de déléguer son statut d'invitant à la personne de son choix, par exemple son secrétariat. Dans ce cas, le délégué effectue les invitations au nom de l'invitant.

Obtenir le statut d'invitant ou de délégué

Si vous désirez obtenir ce statut il vous faut envoyer un e-mail au Helpdesk du Ci (helpdesk@unil.ch) en précisant votre nom, votre prénom, votre date de naissance et le département pour lequel les invitations vont être émises (unité structurelle et/ou procofiev/tri). Veuillez noter que le statut d'invitant est lié à une unité, aussi vous ne recevrez ce statut que pour l'unité que vous avez indiquée. Si vous êtes membre de plusieurs unités et que vous désirez obtenir le statut d'invitant dans chacune d'elles, vous devez réitérer la demande de statut pour chaque unité.

Pour déléguer votre statut d'invitant à une ou plusieurs personnes (par exemple votre secrétariat), veuillez contacter par e-mail le Helpdesk du Ci (helpdesk@unil.ch) en précisant les noms, prénoms et dates de naissance des personnes que vous désirez comme délégués. Dans ce cas, les délégués émettront des demandes d'invitation en votre nom. Veuillez remarquer que vous devez au préalable être invitant pour déléguer cette charge.

L'obtention d'une campus card suit automatiquement la demande d'invitation par l'invitant. Veuillez remarquer qu'usuellement, l'invité doit justifier une période de présence régulière à l'Université d'au moins trois mois pour obtenir ce statut.

Dans le cas où l'invitation a été validée mais que dans les jours qui suivent l'invité n'a pas reçu sa campus card, il se peut que celui-ci ne nous ait pas transmis sa photographie. L'invité a eu la possibilité de nous transmettre sa photographie ou d'autres documents via la procédure d'acceptation de l'invitation. Sans photographie, la campus card ne peut pas être émise.

Si l'invité ne nous a pas transmis sa photographie durant la procédure d'invitation, vous pouvez consulter cette page pour des informations quant à la photographie et comment nous la transmettre.